6 passos para organizar um evento online de sucesso

Por Gisele Santana, jornalista, criativa e apaixonada por contar histórias.

A pandemia do novo coronavírus acelerou a tendência dos eventos digitais e mais do que nunca o ambiente virtual tem se tornado uma excelente alternativa para promover encontros e troca de experiências, com a vantagem de ter um custo mais baixo do que um evento presencial e possuir um alcance muito maior de participantes, inclusive fora do país.

Mas, você sabe como planejar um evento online? Sim, é preciso planejamento, definir cronograma, check-list;  escolher formatos, modelos e ferramentas, mas antes de mais nada, saber qual o seu objetivo e que público você espera atingir. Para te ajudar a entender melhor sobre como realizar um evento online de sucesso preparamos um guia com o passo a passo dos pontos que não podem ser esquecidos:

1 – Defina qual o propósito do evento

O primeiro passo é entender o que se espera atingir com o evento. Por que realizar esse encontro online, qual valor você deseja entregar para seu público? Que tipo de conteúdo será compartilhado, de que forma e para quem? Essas perguntas são essenciais para nortear todo o planejamento para construção do evento.

Lembre-se que no ambiente virtual o engajamento com o público é essencial, por isso é necessário conhecer bem o perfil da sua audiência, quais as suas necessidades, como se comportam e tudo que for importante saber para criar uma conexão com essas pessoas. Isso ajudará também a construir o seu diferencial.

Também é preciso definir o conteúdo com cuidado e com base na audiência. Além de checar as fontes e compartilhar informação de qualidade e credibilidade, é importante transmitir as informações em uma linguagem que consiga atrair e manter a atenção do seu público.

2 – Escolha o formato e a plataforma

Há diversos tipos de eventos que podem ser realizados virtualmente e de diferentes formas: conferências, webinars, lives, meetups, entre outros. Para descobrir qual o melhor modelo de acordo com seu objetivo é preciso considerar alguns pontos como:

• Quantas pessoas se apresentarão? Haverá debate simultâneo?
• Há limite para participação?
• Qual a duração do evento?
• A interação do público é importante? Como será feita? Por chat ou vídeo?
• O evento terá conteúdo gravado ou será totalmente transmitido ao vivo?
• É importante ter espaço para exibição de materiais externos como slides, vídeos, áudios, compartilhamento de tela

Para um webinar que deseje abrir espaço para interação com o público, por exemplo, a apresentação de slides é importante. Plataformas de streaming para videoconferências são um ótimo espaço para mediar a participação do público. Já se a ideia é fortalecer a marca em sua rede social, vale a pena pensar em um formato que leve o público até essas redes.

3 – Avalie o local para transmissão

Mesmo online é importante avaliar bem o local que será cenário da transmissão. Se escolher seu próprio escritório ou casa procure uma boa luz, verifique a acústica do local, pense bem no plano de fundo e evite possíveis objetos que causem distrações no enquadramento.

Espaços inusitados ao ar livre tem sido também uma alternativa bem aceita pelo público. Neste caso, dê atenção especial à estrutura do local.

Ou considere também a alternativa de alugar um estúdio que já forneça equipamentos profissionais de luz, som e transmissão para lives e eventos híbridos. Com ajuda de experts você não tem com o que se preocupar.

4 – Crie um checklist das ferramentas necessárias

Ter bons equipamentos para gravar ou transmitir seu evento online é essencial para garantir qualidade no áudio, resolução da imagem e conexão com a internet . Por isso é importante listar todas as ferramentas necessárias e testar antes do dia marcado. Alguns itens que devem conter no seu check-list são:

– conexão de internet;

– câmera

– microfones;

– computador;

– fones de ouvido

– plataforma (algumas tem limite de participantes e tempo de uso, por isso é necessário avaliar o formato do seu evento e a necessidade de realizar uma assinatura).

Caso necessário, há profissionais no mercado que podem oferecer tecnologias, equipamentos e serviços para realização de eventos digitais.

Vale lembrar também de deixar tudo que for material de apoio próximo, para não precisar se deslocar no meio do evento, como roteiro, conteúdos, bloco de notas, caneta, água, etc.

5 – Pense em estratégias de divulgação, engajamento e marketing

Prepare um cronograma de ações para despertar o interesse do seu público. Apresente o diferencial que o seu evento levará aos participantes e mantenha-os engajado desde os preparativos, promovendo enquetes sobre o tema e divulgando pílulas dos conteúdos para despertar a atenção do público, por exemplo. Algumas plataformas oferecem inscrições online ou você pode criar a sua própria landing page para acompanhar o interesse do público. Se você já tem uma base de contatos, pode trabalhar com email marketing e construir um relacionamento que gere expectativas sobre o evento.

Cards com informações de data, horário e tema são bastante funcionais. Avalie as redes em que seu público está e compartilhe. Importante também pedir apoio de divulgação aos contatos que dialoguem com o conteúdo do seu evento. Algumas redes como instagram e facebook diminuíram o seu alcance orgânico, por isso para uma divulgação mais efetiva é preciso investir em mídia patrocinada.

6 – Avalie os resultados e satisfação do público

Entender o que funcionou e onde é preciso melhorar é imprescindível para manter eventos digitais bem sucedidos. Durante a programação mantenha-se atento, pergunte a sua audiência sobre a qualidade da transmissão e anote os eventuais problemas. Essa análise também deve ser feita logo que o evento for concluído. Uma forma eficaz é criar um formulário de avaliação online e enviar aos participantes.

Agora que já sabe o passo a passo, é hora de colocar a mão na massa para tirar sua idéia do papel. Se ainda tiver alguma dúvida ou precisar de algum apoio contate ou visite a Evex Digital.