Evex Eventos 13 de abril de 2020 0 avaliação

Pesquisamos junto à comunidade de eventos e reunimos insights valiosos para te ajudar a postergar um evento ou formatá-lo online.

O cenário é tenebroso para o mercado de eventos com milhares de eventos de todos os portes sendo cancelados no mundo todo devido a pandemia do coronavirus (COVID-19). No Brasil o impacto negativo é enorme para um setor que emprega 25 milhões de pessoas e representa 15% do PIB.

E o pior: ainda é impossível prever uma retomada. Pesquisa recente realizada nos dias 15 a 18 de março pelo Portal Eventos com gestores de eventos de todo Brasil mostrou que apenas 3% deles enxergam alguma probabilidade de realização de eventos no curto e médio prazo. Mas o que é possível fazer então? Reunimos abaixo alguns insights e dicas que encontramos junto a comunidade de eventos.

1) Não Cancele, Remarque

Adiando seu evento

Organizar um evento demanda planejamento, muito esforço e tempo (alguns são planejados até com anos de antecedência). Mas a saúde de todos os envolvidos deve ser a maior prioridade nesse momento. Por isso uma das recomendações mais fortes é que o seu evento seja adiado para uma nova data. Adiar um evento vai trazer algumas dificuldades, mas com certeza é o mais recomendado no momento caso não seja possível reformatá-lo para o digital.

Algumas dicas caso decida adiar seu evento:

  • Entre em contato com o espaço e com fornecedores para viabilizar a mudança. Verifique a situação contratual, mas há uma flexibilidade geral no atual cenário. De qualquer forma, o quanto antes fizer melhor;
  • Se necessário pesquise outros locais e outros fornecedores;
  • Seu evento tinha seguro? Verifique se é possível usufruir de algum benefício nesse momento e pense nisso para o futuro;
  • Não esqueça de informar a todos da mudança nos diversos canais de comunicação (site, redes sociais, página do evento);
  • Dúvidas vão surgir, um FAQ bem organizado e atualizado funciona bem;
  • Ofereça a possibilidade de reembolsar ou transferir o ingresso para nova data;
  • Estabeleça estratégias de engajamento online dos participantes ou convidados;
  • Aproveite o tempo a mais para melhorar ainda mais a experiência do participante ou convidado tornando o momento especial.

Mudo meu evento para qual data?

Talvez um dos pontos de maior dúvida ao adiar um evento seja mudar para qual data? E a maior certeza que nós podemos ter nesse momento é que ainda não há uma previsão confiável do retorno à normalidade.

Eventos de grande porte como as olimpíadas de Tóquio estão sendo adiados para 2021 ou para o 4o trimestre de 2020. Eventos de menor porte estão sendo remarcados para o 3o trimestre. Isso tudo considerando um cenário onde a pandemia será controlada após alguns meses de acordo com um histórico ainda curto de observação. Consequentemente haverá um grande acúmulo de eventos em um curto período de tempo e uma disputa por espaços e datas principalmente no quarto trimestre de 2019.

Outro ponto a ser considerado é que o mundo não será o mesmo após eventual retorno à “normalidade”. A recessão econômica e o desemprego vão impactar diretamente na capacidade de consumo das pessoas e empresas e isso terá uma consequência imensurável no mercado de eventos.

Importante que você analise bem todos os aspectos de seu evento (porte, perfil do público, custos) e atente para as considerações acima e para sua capacidade de assumir riscos ao decidir para quando mudar o evento. Quanto mais tarde for a nova data do evento menor o risco.

2) Mudando para o formato Digital

Se você ainda estava relutando para aderir ao online, chegou a hora de repensar seus conceitos. Uma das boas alternativas para que seu evento não seja adiado ou cancelado é reformatá-lo para o virtual. Analise se é possível repensar seu evento nesse formato. Converse com alguns inscritos para saber o que eles pensam da ideia e não esqueça de comunicar a todos da mudança nos diversos canais de comunicação e redes sociais.

Além de manter a data, você vai poder alcançar um público ainda maior, levando conteúdo e sua marca para outras cidades. O custo desse formato é menor já que envolve menos estrutura e logística. As pessoas também tendem a se engajar mais no modelo virtual com menos timidez para perguntas e comentários.

Também vai ser uma boa forma de aprender e se integrar à revolução digital que já é realidade em vários mercados. Use e abuse da tecnologia que hoje é super acessível.

Passo a passo para planejar um evento virtual:

  • Defina e entenda seu público – Qual o perfil do público? Quais as expectativas dele? Nível de acesso a tecnologia? Isso vai ajudar na decisão do formato, plataforma e conteúdo.
  • Reavalie seus objetivos e metas – Reflita sobre qual valor você quer agregar aos participantes e stakeholders do evento? Como esse valor poderá ser alcançado no modelo virtual? Use esses valores como premissa nas decisões que tomar.
  • Decida o formato e plataforma – webinar, transmissão ao vivo, pago ou gratuito, plataforma? Existem várias ferramentas no mercado, muitas gratuitas principalmente agora: Google Hangouts, Zoom, live streaming em redes sociais como o Facebook, são exemplos que podem ser usados para eventos de baixa e média complexidade. Qual é o melhor caminho considerando seu público e suas metas?
  • Decida o local – mesmo que você faça o evento de sua casa, pense no plano de fundo, luz, câmera. Mais uma vez analise seu público para pensar o quão sofisticado deve ser a ferramenta e o local.
  • Defina a data e hora – avalie mais uma vez o perfil do público pensando também na possibilidade de realizar ao vivo ou não (webinar) a depender do objetivo e conteúdo. E mesmo que faça ao vivo, avalie deixar o conteúdo disponível sob demanda já que mesmo em casa as pessoas têm muitas distrações.
  • Divulgue o evento – em tempos de confinamento, com todos em casa acessando constantemente a internet, uma boa estratégia de marketing digital é o seu melhor aliado para garantir um bom público. A vantagem aqui é expandir o público de interesse para além de sua localidade. Realizar campanhas nas redes sociais funciona bem. Não esqueça também de criar inscrições online, enviar os convites à base de contatos e enviar emails marketing.

Dicas para o sucesso do evento virtual:

  • Qualidade de produção – A experiência áudio visual deve ser impecável. Use bons equipamentos (câmera, microfone, computador) e teste o áudio e vídeo com antecedência. Garanta uma boa conexão de internet – isso é básico, mas vale lembrar.
  • Engajamento e networking – encoraje os participantes a postarem comentários e interagirem nos chats, reforce a possibilidade de compartilhamento de conteúdo, faça pesquisas interativas.
  • Qualidade de conteúdo – se isso já é muito importante para o evento presencial, se torna ainda mais importante no digital, já que agora “sair do auditório” significa apenas um clique na tela. A concorrência de conteúdo é vasta e um conteúdo interessante e de qualidade é fundamental para reter a atenção do público.
  • Online e Offline podem andar juntos – sim, isso é possível. Por exemplo é possível enviar brindes para a casa dos inscritos e estimular o compartilhamento antes, durante e depois do evento. Use a criatividade para sair da caixa.

Acima de tudo não esqueça que o encontro e conexão entre pessoas é uma necessidade humana, seja no presencial ou digital, isso deve ser uma das principais premissas a ser alcançada.

3) Cancelando seu evento, se não tiver mesmo jeito

Sem dúvidas essa é a alternativa menos recomendável, já que expectativas que foram criadas não serão atendidas. O cancelamento também envolve um certo desgaste, custos, demissões e perdas não mensuráveis. Além de decepção, por ver todo um trabalho prévio de organização ser desperdiçado.

Reflita bastante se não é possível adiar ou pivotar (mudar formato) o evento. Mas sabemos que, em um cenário tão incerto, haverá situações que não restará outra alternativa. E nesse caso, se for pra fazer, que façamos bem feito, não é verdade?

Se liga então em algumas dicas para cancelar o seu evento:

  • Organize a parte administrativa do cancelamento – verifique situações contratuais e negocie com fornecedores e stakeholders;
  • Cancele as vendas;
  • Comunique os participantes de forma honesta e transparente – o quanto antes fizer isso melhor, já que envolve o planejamento das pessoas. Forneça os reembolsos de forma clara e simples;
  • Responda às dúvidas antecipadamente – FAQ para política de reembolso, como obter o reembolso, entre outras;
  • Certifique-se de que a informação chegue a todos – usando os diversos canais de comunicação (site, redes sociais, email, telefone);
  • Relacionamento – Pense em meios de manter o relacionamento com os participantes e stakeholder aceso para futuros eventos.

Apoiamos o movimento #Não Cancele Remarque junto com centenas de empresas, associações e profissionais de eventos. Evex surgiu com a missão de facilitar a organização de eventos e neste sentido vamos procurar trazer ainda mais conteúdo que possa ser útil para sairmos junto mais fortes dessa crise.

Fontes e sugestões de leitura:

Adiar, mudar formato ou cancelar:

Realizando um evento digital:

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